Чтобы нанять первого работника, до его первого рабочего дня нужно сделать три вещи: заключить с ним письменный трудовой договор, зарегистрировать его работу в регистре трудовой деятельности Налогово-таможенного департамента и подготовиться к удержанию и декларированию налогов с зарплаты. Всё остальное — охрана труда, правила организации работы, планирование отпусков — идёт после этого. Ниже шаги по порядку.
Сначала решите, трудовой ли это договор
Прежде чем браться за бумаги, выясните, какой договор вам вообще нужен. Если человек работает под вашим руководством, в назначенное вами время и в назначенном месте и регулярно получает за это плату, это трудовые отношения, и их регулирует Закон о трудовом договоре.
Название договора не меняет его сути. Если договор назван договором подряда или поручения, но на деле это трудовые отношения, в случае спора его могут оценить как трудовой договор — со всеми обязанностями работодателя, которые из этого следуют.
Договор подряда или поручения подходит, когда человек выполняет определённую работу или оказывает услугу самостоятельно и сам распоряжается своим временем. Например, создание сайта или разовый ремонт. Если вы хотите, чтобы кто-то каждый день в определённое время был на работе и выполнял ваши указания, это трудовой договор.
1. Заключите письменный трудовой договор
Закон о трудовом договоре требует, чтобы трудовой договор был письменным. Договор, подписанный собственноручно на бумаге, и договор с цифровой подписью равноценны.
В договоре должны быть как минимум:
- данные сторон (регистрационный код фирмы, личный код работника и адреса);
- дата начала работы, а также бессрочный договор или срочный;
- должность и трудовые обязанности;
- место работы;
- рабочее время;
- зарплата, порядок её выплаты и день выплаты;
- продолжительность отпуска;
- ссылка на сроки предупреждения о расторжении.
Помните один принцип: условие, ставящее работника в худшее положение, чем закон, ничтожно, даже если работник его подписал. Основной отпуск — не менее 28 календарных дней в году, а зарплату нужно платить не реже раза в месяц. Опуститься ниже этого договором нельзя.
Бессрочный или срочный?
Трудовой договор, как правило, бессрочный. Срочный договор можно заключить, только если это оправдано временным характером работы — например, сезонная работа, временно возросший объём работы или замена отсутствующего работника. Если работа постоянная, её нельзя «опробовать» срочным договором. Для этого есть испытательный срок.
Полное или неполное рабочее время?
Полное рабочее время — 40 часов в неделю. Если работник работает меньше, это неполное рабочее время, и часы нужно согласовать в договоре. У работника с неполным рабочим временем те же права, что и у работника с полным: для него действуют та же продолжительность отпуска и те же правила расторжения.
2. Договоритесь об испытательном сроке
Испытательный срок может длиться до четырёх месяцев. За это время обе стороны могут оценить, подходит ли сотрудничество, и расторгнуть договор проще, чем позже.
Испытательный срок действует, только если он согласован в договоре. Если вы его хотите, не оставляйте этот пункт пустым.
3. Зарегистрируйте работу до первого рабочего дня
Работу нужно зарегистрировать в регистре трудовой деятельности Налогово-таможенного департамента до того, как работник приступит к работе, — а не в первую неделю и не при выплате первой зарплаты. Это можно сделать через e-MTA.
В регистр вносятся личный код работника, начало работы и вид трудовой деятельности. Когда трудовые отношения заканчиваются, туда вносится и дата окончания. Незарегистрированная работа может повлечь штраф и для налогового органа является одним из признаков зарплаты в конверте.
4. Подготовьтесь к налогам
Как работодатель вы должны удерживать из брутто-зарплаты работника подоходный налог, взнос работника по страхованию от безработицы и взнос во вторую пенсионную ступень. Кроме того, за свой счёт вы платите социальный налог и взнос работодателя по страхованию от безработицы.
Ставки могут меняться из года в год, а ставка пенсионного взноса зависит от выбора самого работника. Проверяйте действующие ставки на сайте Налогово-таможенного департамента, а не по старой таблице.
Налоги, рассчитанные с зарплаты, декларируются в форме TSD и уплачиваются до 10-го числа следующего месяца.
Необлагаемый минимум вычитается из зарплаты только на основании письменного заявления работника. Попросите это заявление сразу. Иначе подоходный налог удерживается со всей суммы, и разницу работник получит обратно лишь с налоговой декларацией.
5. Охрана труда и организация работы
Закон о гигиене и безопасности труда действует и для фирмы с одним работником. На практике это означает:
- составление анализа рисков рабочей среды;
- инструктаж работника до начала работы;
- направление работника на проверку здоровья, если анализ рисков показывает, что работа может влиять на здоровье.
Если у вас есть правила организации работы — например, как подавать заявление на отпуск или как сообщать о болезни, — передайте их работнику письменно и попросите подтвердить, что он их получил.
6. Уже в начале подумайте о конце
Работодатель не может просто расторгнуть трудовой договор, предупредив заранее. Он может сделать это только по основаниям, названным в законе, например при сокращении или если работник существенно нарушает свои обязанности. Работник может расторгнуть договор, предупредив об этом не менее чем за 30 календарных дней.
Поэтому стоит использовать испытательный срок осознанно и чётко записать трудовые обязанности в договоре. Тогда потом проще показать, чего ожидали от работника.
Контрольный список
- Убедитесь, что это трудовые отношения.
- Составьте и подпишите письменный трудовой договор.
- Договоритесь об испытательном сроке, если он вам нужен.
- Зарегистрируйте работу до первого рабочего дня.
- Попросите у работника заявление о необлагаемом минимуме.
- Составьте анализ рисков и проинструктируйте работника.
- Задекларируйте и уплатите налоги с зарплаты до 10-го числа следующего месяца.