Esimese töötaja palkamiseks pead enne tema esimest tööpäeva tegema kolm asja: sõlmima temaga kirjaliku töölepingu, registreerima tema töötamise Maksu- ja Tolliameti töötamise registris ning valmistuma palgalt maksude kinnipidamiseks ja deklareerimiseks. Kõik muu — tööohutus, töökorralduse reeglid, puhkuste planeerimine — tuleb nende järel. Allpool on sammud järjekorras.
Kõigepealt otsusta, kas see on tööleping
Enne paberite juurde minekut tee selgeks, millist lepingut sa üldse vajad. Kui inimene teeb tööd sinu juhtimisel, sinu määratud ajal ja kohas ning saab selle eest regulaarset tasu, on tegemist töösuhtega ja seda reguleerib töölepingu seadus.
Lepingu pealkiri sisu ei muuda. Kui leping on nimetatud töövõtu- või käsunduslepinguks, aga tegelikult on tegu töösuhtega, võidakse seda vaidluse korral hinnata töölepinguna — koos kõigi tööandja kohustustega, mis sellest tulenevad.
Töövõtu- või käsundusleping sobib siis, kui inimene teeb kindla töö või osutab teenust iseseisvalt ja korraldab oma aega ise. Näiteks kodulehe valmistegemine või ühekordne remont. Kui sa tahad, et keegi oleks iga päev kindlal ajal tööl ja täidaks sinu korraldusi, on see tööleping.
1. Sõlmi kirjalik tööleping
Töölepingu seadus nõuab, et tööleping oleks kirjalik. Paberil omakäelise allkirjaga ja digiallkirjaga allkirjastatud leping on võrdväärsed.
Lepingus peavad olema vähemalt:
- poolte andmed (ettevõtte registrikood, töötaja isikukood ja aadressid);
- tööle asumise kuupäev ning see, kas leping on tähtajatu või tähtajaline;
- ametikoht ja tööülesanded;
- töö tegemise koht;
- tööaeg;
- töötasu, selle maksmise kord ja palgapäev;
- puhkuse kestus;
- viide ülesütlemise etteteatamistähtaegadele.
Jälgi ühte põhimõtet: tingimus, mis seab töötaja seadusest halvemasse olukorda, on tühine, isegi kui töötaja on sellele alla kirjutanud. Põhipuhkus on vähemalt 28 kalendripäeva aastas ja palka tuleb maksta vähemalt kord kuus. Nendest lepinguga allapoole minna ei saa.
Tähtajatu või tähtajaline?
Tööleping on üldjuhul tähtajatu. Tähtajalise lepingu võib sõlmida ainult siis, kui seda õigustab töö ajutine iseloom — näiteks hooajatöö, ajutiselt suurenenud töömaht või puuduva töötaja asendamine. Kui töö on püsiv, ei saa seda tähtajalise lepinguga „proovida“. Selleks on katseaeg.
Täistööaeg või osaline tööaeg?
Täistööaeg on 40 tundi nädalas. Kui töötaja töötab vähem, on tegemist osalise tööajaga ja tunnid tuleb lepingus kokku leppida. Osalise tööajaga töötajal on samad õigused nagu täistööajaga töötajal: talle kehtib sama puhkuse kestus ja samad ülesütlemise reeglid.
2. Lepi kokku katseaeg
Katseaeg võib olla kuni neli kuud. Selle ajal saavad mõlemad pooled hinnata, kas koostöö sobib, ja lepingut on lihtsam lõpetada kui hiljem.
Katseaeg kehtib ainult siis, kui see on lepingus kokku lepitud. Kui sa seda soovid, ära jäta seda punkti tühjaks.
3. Registreeri töötamine enne esimest tööpäeva
Töötamine tuleb registreerida Maksu- ja Tolliameti töötamise registris enne, kui töötaja tööle asub — mitte esimesel nädalal ega esimese palga maksmisel. Seda saab teha e-MTA kaudu.
Registrisse märgid töötaja isikukoodi, töötamise alguse ja töötamise liigi. Kui töösuhe lõpeb, märgid sinna ka lõppkuupäeva. Registreerimata töötamine võib kaasa tuua trahvi ja on maksuhaldurile üks ümbrikupalga tunnuseid.
4. Valmistu maksudeks
Tööandjana pead töötaja brutopalgast kinni pidama tulumaksu, töötaja töötuskindlustusmakse ja kogumispensioni makse. Lisaks maksad oma arvelt sotsiaalmaksu ja tööandja töötuskindlustusmakse.
Määrad võivad aastati muutuda ja kogumispensioni makse määr sõltub töötaja enda valikust. Kontrolli kehtivad määrad Maksu- ja Tolliameti kodulehelt, mitte vanast tabelist.
Palgalt arvutatud maksud deklareeritakse vormil TSD ja tasutakse järgmise kuu 10. kuupäevaks.
Maksuvaba tulu arvestatakse palgast maha ainult töötaja kirjaliku avalduse alusel. Küsi see avaldus kohe alguses. Muidu peetakse tulumaks kinni kogu summalt ja töötaja saab vahe tagasi alles tuludeklaratsiooniga.
5. Tööohutus ja töökorraldus
Töötervishoiu ja tööohutuse seadus kehtib ka ühe töötajaga ettevõttele. Praktikas tähendab see:
- töökeskkonna riskianalüüsi koostamist;
- töötaja juhendamist enne, kui ta tööd alustab;
- töötaja suunamist tervisekontrolli, kui riskianalüüs näitab, et töö võib tervist mõjutada.
Kui sul on töökorralduse reeglid — näiteks kuidas puhkust taotleda või kuidas haigestumisest teatada —, anna need töötajale kirjalikult ja lase tal kinnitada, et ta on need kätte saanud.
6. Mõtle juba alguses ka lõpule
Tööandja ei saa töölepingut lihtsalt etteteatamisega lõpetada. Ta saab seda teha ainult seaduses nimetatud põhjustel, näiteks koondamise korral või siis, kui töötaja rikub oma kohustusi olulisel määral. Töötaja võib lepingu üles öelda, kui ta teatab sellest vähemalt 30 kalendripäeva ette.
Seepärast tasub katseaega kasutada teadlikult ja tööülesanded lepingus selgelt kirja panna. Siis on hiljem lihtsam näidata, mida töötajalt oodati.
Kontrollnimekiri
- Veendu, et tegemist on töösuhtega.
- Koosta ja allkirjasta kirjalik tööleping.
- Lepi kokku katseaeg, kui seda soovid.
- Registreeri töötamine enne esimest tööpäeva.
- Küsi töötajalt maksuvaba tulu avaldus.
- Tee riskianalüüs ja juhenda töötajat.
- Deklareeri ja tasu palgamaksud järgmise kuu 10. kuupäevaks.